Die Gründung eines ambulanten Pflegedienstes klingt für viele nach einer sicheren Geschäftsidee – schließlich wächst der Bedarf an Pflege stetig. Doch in meiner Arbeit als Unternehmensberaterin erlebe ich immer wieder: Die Praxis ist komplexer, als man denkt. Das Projekt mit meiner Kundin und ihrem Pflegedienst in Rheinland-Pfalz hat das eindrucksvoll gezeigt.
Einer der größten Hebel für die Tragfähigkeit eines Pflegedienstes ist die exakte Kalkulation der benötigten Fach- und Hilfskräfte.
Jeder Patient bringt – abhängig von seiner Pflegegrad-Einstufung – einen klar definierten Stundenbedarf mit. Auf dieser Basis haben wir gerechnet:
Fachpflege (examinierte Kräfte) für medizinische Leistungen,
Hilfskräfte für Grundpflege und Haushalt,
Verwaltung und PDL (Pflegedienstleitung) als organisatorische Klammer.
Die Faustformel, die wir genutzt haben: 0,24 Mitarbeitende pro neuer Patient. Klingt abstrakt, macht aber den Unterschied zwischen einer funktionierenden Dienstplanung und einem personellen Chaos.
Theorie und Realität klaffen hier weit auseinander. Leistungen nach SGB XI (Pflegeversicherung) und SGB V (häusliche Krankenpflege) müssen exakt dokumentiert und abgerechnet werden. Klingt nüchtern – ist in Wahrheit aber einer der größten Stolpersteine.
Unterschiedliche Kassen haben unterschiedliche Prüfstandards.
Abrechnungssysteme sind komplex und fehleranfällig.
Jede fehlende Unterschrift, jede falsch gesetzte Leistung kann zu Retaxationen (Rückforderungen) führen.
Gerade in der Anlaufphase bedeutet das für Gründer:innen: doppelte Belastung. Einerseits Patienten gewinnen, andererseits Verwaltungsprozesse aufbauen, die wasserdicht funktionieren.
Die Bankfinanzierung war in diesem Projekt ein entscheidender Meilenstein. Rund 122.000 Euro Kapitalbedarf mussten geplant werden – für Fahrzeuge, EDV, Büroausstattung und die Löhne des Teams in der Startphase.
Wichtig: Die ersten Monate sind fast immer von einer Liquiditätslücke geprägt, weil Rechnungen zwar gestellt, aber von den Kassen oft erst Wochen später beglichen werden. Wer hier keinen Betriebsmittelkredit oder Liquiditätspuffer eingeplant hat, gerät schnell in Schieflage.
Was mich an Projekten wie diesem begeistert, ist der Idealismus: kultursensible Pflege, interkulturelle Teams, ein echtes Herz für die Patienten. Was die Gründer:innen oft unterschätzen, sind die harten ökonomischen Realitäten:
hoher Verwaltungsaufwand,
strenge regulatorische Anforderungen,
Konkurrenz durch etablierte Pflegedienste.
Ein ambulanter Pflegedienst zu gründen ist kein Selbstläufer – aber absolut machbar, wenn Leidenschaft und Planung zusammenkommen. Die wichtigste Lektion für Gründer:innen in diesem Bereich:
👉 Pflege ist Herzarbeit – aber ohne Zahlenverständnis, Kassenlogik und solide Finanzierung bleibt es nur ein Traum.
Personalbedarf berechnen
Welche Qualifikationen benötigen Sie (Fachkräfte, Hilfskräfte, Verwaltung)?
Wie viele Mitarbeitende pro Patient werden realistisch gebraucht?
Haben Sie einen Puffer für Krankheit, Urlaub und Fluktuation eingeplant?
Abrechnungssysteme verstehen
Kennen Sie die Unterschiede zwischen SGB V und SGB XI?
Haben Sie ein EDV-gestütztes Dokumentations- und Abrechnungssystem ausgewählt?
Wissen Sie, welche Nachweise Kassen im Detail fordern?
Liquidität sichern
Wie hoch sind Ihre monatlichen Fixkosten (Personal, Fahrzeuge, Miete)?
Haben Sie einen Betriebsmittelkredit oder eine Liquiditätsreserve für die ersten Monate?
Wissen Sie, wann Ihre Kassenabrechnungen tatsächlich auf dem Konto ankommen?
👉 Diese drei Punkte entscheiden oft darüber, ob ein Pflegedienst erfolgreich startet – oder schon in den ersten Monaten ins Straucheln gerät.